Candis gehört zu den bekanntesten Lösungen für die digitale Rechnungsverarbeitung und Freigabe im deutschen Mittelstand. In diesem Erfahrungsbericht teile ich meine Erfahrungen aus dem praktischen Einsatz und zeige, für welche Unternehmen sich die Software besonders eignet.
Was ist Candis?
Candis ist eine cloudbasierte Software für die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Rechnungen werden automatisch erfasst, Freigaben digital abgebildet und Buchungsdaten an verschiedene Buchhaltungs-, ERP- und Finanzsysteme übergeben. Dazu gehören unter anderem DATEV, aber auch zahlreiche weitere Integrationen für moderne Finanzprozesse.
Meine Erfahrungen mit Candis im Tagesgeschäft
Candis unterstützt Unternehmen insbesondere bei der Automatisierung von Rechnungsfreigaben und der Zusammenarbeit zwischen Buchhaltung, Fachabteilungen und Steuerberatern. Durch digitale Workflows lassen sich manuelle Prozesse deutlich reduzieren.
Besonders hilfreich ist aus meiner Sicht die Möglichkeit, Fachabteilungen frühzeitig in die Rechnungsprüfung einzubinden. Fachliche und sachliche Rückfragen können bereits vor der eigentlichen Buchung geklärt werden, wodurch die Qualität der Rechnungsverarbeitung steigt.
Welche Probleme löst Candis?
- Digitale Rechnungsfreigaben mit individuellen Freigabeworkflows
- Automatische Erfassung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen
- Zentrale und durchsuchbare Belegablage
- Transparente Nachvollziehbarkeit aller Freigabeschritte für Compliance, interne Kontrollen und revisionssichere Dokumentation
- Zahlreiche Integrationen zu Buchhaltungs-, ERP- und Finanzsystemen
- Cloudbasierte Zusammenarbeit zwischen Fachabteilungen, Buchhaltung und Steuerberatern
- Reduzierung manueller Tätigkeiten und Medienbrüche
- Skalierbar für wachsende Unternehmen und Unternehmensgruppen
Für wen eignet sich Candis weniger?
- Unternehmen mit sehr geringem Rechnungsaufkommen
- Betriebe, die nahezu alle Buchhaltungsaufgaben ohne vorbereitende Buchhaltung vollständig extern an den Steuerberater auslagern
Fazit: Lohnt sich Candis?
Candis ist eine etablierte Lösung für digitale Rechnungsfreigaben und die Automatisierung von Finanzprozessen. Besonders Unternehmen mit mehreren Beteiligten im Rechnungsprozess profitieren von klaren Freigabeworkflows, einer besseren Zusammenarbeit zwischen Fachabteilungen und Buchhaltung sowie einer höheren Transparenz über den Bearbeitungsstatus von Rechnungen.
Aus meiner Sicht liegt der größte Mehrwert weniger in der reinen Belegarchivierung als vielmehr in der strukturierten Einbindung der Fachabteilungen und der Möglichkeit, fachliche und sachliche Prüfungen bereits vor der eigentlichen Buchung durchzuführen. Dadurch können Fehler und Rückfragen frühzeitig erkannt und Prozesse effizienter gestaltet werden.
Für Unternehmen mit regelmäßigem Rechnungsaufkommen und mehreren Beteiligten im Freigabeprozess ist Candis daher eine interessante Lösung zur Digitalisierung und Standardisierung von Finanzprozessen.